Algemene Voorwaarden Stichting Toetsingsbureau KCC

Algemene Voorwaarden van Stichting Toetsingsbureau KCC, vastgesteld door het Bestuur op 21 juni 2023

De Algemene Voorwaarden zijn op 1 november 2023 in de Nederlandse taal gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder KvK nummer 34306162.

1-Algemeen

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding en/of offerte en/of opdracht en/of overeenkomst hierna aan te duiden als “Opdracht” ter zake te verrichten audits en/of surveillances in de ruimste zin des woords, tussen de stichting met volledige rechtsbevoegdheid Stichting Toetsingsbureau KCC, hierna te noemen: “Opdrachtnemer”, en de (potentiële) opdrachtgever, hierna te noemen: “Opdrachtgever”.

1.2 Afwijkingen van deze voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk worden overeengekomen en gelden slechts voor de Opdracht waarop zij expliciet van toepassing zijn verklaard door Opdrachtnemer en Opdrachtgever. De algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden door Opdrachtnemer uitgesloten tenzij de (gedeeltelijke) toepasselijkheid daarvan naast de toepasselijkheid van deze voorwaarden schriftelijk tussen partijen wordt overeengekomen.

1.3 Indien één of meer van de bepalingen in deze algemene voorwaarden ongeldig, in strijd met de wet of anderszins niet-afdwingbaar zijn, laat zulks de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in goed overleg onderhandelen over een nieuwe bepaling ter vervanging van de ongeldige of niet afdwingbare bepaling, die zoveel mogelijk de strekking van de ongeldige of niet-afdwingbare bepaling volgt.

2-Briefing

2.1 Opdrachtnemer dient zich in voldoende mate op de hoogte te stellen van de doelstellingen van Opdrachtgever met de Opdracht.

2.2 Voorstellen van Opdrachtnemer zijn gebaseerd op de informatie die door Opdrachtgever is verstrekt. Opdrachtgever staat er voor in dat hij naar beste weten alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van de Opdracht heeft verstrekt. Opdrachtgever staat er tevens voor in dat hij gerechtigd is alle aan Opdrachtnemer verstrekte gegevens voor audits aan te doen wenden.

2.3 Alle informatie die in het kader van de Opdracht, hieronder begrepen de informatie tijdens de briefing, door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer wordt verstrekt, is strikt vertrouwelijk en Opdrachtnemer is verplicht tot geheimhouding daarvan. Deze geheimhoudingsverplichting geldt ook voor de Opdrachtgever indien de Opdrachtgever informatie van Opdrachtnemer heeft ontvangen, zoals maar niet beperkt tot, voorstellen en offertes en de Opdracht niet aan Opdrachtnemer wordt gegeven.

3-Voorstellen en offertes

3.1 Alle Voorstellen en offertes van Opdrachtnemer zijn vrijblijvend. Een Opdracht wordt geacht tot stand te zijn gekomen, zodra Opdrachtnemer, na het bereiken van overeenstemming over het voorstel, de Opdracht schriftelijk heeft bevestigd, dan wel met medeweten van Opdrachtgever met de uitvoering van de Opdracht is begonnen.

3.2 Opdrachtnemer kan voor het doen van een voorstel kosten in rekening brengen, mits dit van tevoren met Opdrachtgever is overeengekomen.

3.3 Indien Opdrachtgever bij meer dan één (potentiële) Opdrachtnemer een aanvraag heeft gedaan voor het uitbrengen van een voorstel, is Opdrachtgever verplicht alle (potentiële) opdrachtnemers te informeren over het aantal aanvragen. Indien Opdrachtgever deze verplichting niet mocht nakomen en geen opdracht aan Opdrachtnemer wordt verleend, is Opdrachtgever alle kosten verschuldigd die Opdrachtnemer heeft gemaakt in verband met het doen van het voorstel.

3.4 Door Opdrachtnemer aangeboden tarieven en kosten kunnen gedurende vier maanden na het aanbod niet worden verhoogd, tenzij de uitvoering van de Opdracht door toedoen van Opdrachtgever niet kan plaatsvinden binnen de in het voorstel vermelde periode of Opdrachtnemer zich het recht van verhoging heeft voorbehouden.

3.5 Alle in offertes vermelde bedragen zijn exclusief omzetbelasting en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd.

4-Aansprakelijkheid

4.1 Opdrachtnemer zal de Opdracht naar beste weten en kunnen uitvoeren. Deze verplichting heeft het karakter van een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

4.2 Opdrachtnemer is aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen bij de uitvoering van de Opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door Opdrachtnemer van de zorgvuldigheid en deskundigheid waarop daarbij vertrouwd mag worden. De aansprakelijkheid voor de schade uit dien hoofde wordt beperkt tot het bedrag van de vergoeding die Opdrachtnemer voor zijn werkzaamheden in het kader van de Opdracht heeft ontvangen.

4.3 Eventuele aanspraken van Opdrachtgever dienen binnen één jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waarvan Opdrachtgever zijn rechten heeft verwerkt. Iedere aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor eventuele door Opdrachtgever geleden gevolgschade is uitgesloten. Onder gevolgschade wordt onder meer verstaan alle schade als gevolg van iedere vorm van gebruik van uitkomsten door Opdrachtgever of derden en tegen aanspraken ter zake daarvan van derden zal Opdrachtgever Opdrachtnemer vrijwaren.

5-Levertijd en planning

5.1 Overeengekomen levertijden zijn niet verbindend bij vertraging wegens onvoorziene omstandigheden die samenhangen met tussentijdse wijzigingen in de Opdracht of met andere omstandigheden waarmee noch Opdrachtnemer, noch Opdrachtgever, bij het tot stand komen van de overeenkomst redelijkerwijs rekening behoefde te houden. Indien Opdrachtnemer een vertraging voorziet, zal hij Opdrachtgever daarvan onverwijld in kennis stellen.

5.2 Indien Opdrachtgever in de overeengekomen tijdsplanning een wijziging wenst aan te brengen, zal Opdrachtnemer daaraan medewerken, mits Opdrachtgever hierover tijdig met Opdrachtnemer in overleg treedt en voorts onder de voorwaarde dat, afhankelijk van de omstandigheden van het desbetreffende geval, deze medewerking in redelijkheid van Opdrachtnemer kan worden verlangd. Wanneer Opdrachtgever afwijkt van de overeengekomen planning van de Opdracht, is Opdrachtnemer gerechtigd de als gevolg van de door Opdrachtgever gewenste wijziging in de overeengekomen tijdsplanning voortvloeiende kosten bij Opdrachtgever in rekening te brengen. Tenzij over de hierna te noemen termijn schriftelijk een afwijkende afspraak mocht zijn gemaakt, zal Opdrachtgever te allen tijde tenminste tien (10) werkdagen voor het geplande aanvangstijdstip van de Opdracht eventuele afwijkingen in de overeengekomen tijdsplanning kenbaar dienen te maken. Mocht Opdrachtgever deze termijn niet in acht nemen, dan is Opdrachtnemer gerechtigd tot volledige betaling van de voor de Opdracht overeengekomen vergoeding. Op deze vergoeding komen eventuele vervangende inkomsten in mindering.

6-Wijzigingen/meerwerk

6.1 Indien Opdrachtgever wijzigingen in de opzet en/of inhoud van de Opdracht wenst aan te brengen, zal Opdrachtgever daartoe tijdig in overleg treden met Opdrachtnemer. Opdrachtnemer zal aan de gewenste wijzigingen meewerken, mits zulks in redelijkheid van Opdrachtnemer kan worden verlangd en hierover en over de kosten die in redelijkheid extra kunnen worden berekend, dan wel in redelijkheid in mindering kunnen worden gebracht, overeenstemming wordt bereikt.

6.2 Het is Opdrachtnemer nimmer toegestaan wijzigingen aan te brengen in de overeengekomen opzet en/of inhoud van de Opdracht zonder dat Opdrachtgever daarmee heeft ingestemd.

6.3 Indien Opdrachtnemer meer werkzaamheden dient te verrichten dan is voorzien in het aan de Opdracht ten grondslag liggende voorstel, zal hij hierover in overleg treden met Opdrachtgever. De door Opdrachtnemer te verrichten aanvullende werkzaamheden komen voor rekening van Opdrachtgever, tenzij de noodzaak deze aanvullende werkzaamheden te verrichten, is veroorzaakt door nalatigheid van Opdrachtnemer dan wel doordat Opdrachtnemer een verkeerde inschatting heeft gemaakt of de bewuste werkzaamheden in redelijkheid had kunnen voorzien. De hoogte van de met de bewuste aanvullende werkzaamheden gemoeide vergoeding zullen partijen in overleg vaststellen.

7-(Tussentijdse) beëindiging van de Opdracht/opschorting en ontbinding van de Opdracht

7.1 Indien als gevolg van een oorzaak die Opdrachtnemer kan worden toegerekend de Opdracht niet wordt uitgevoerd conform het daaraan ten grondslag liggende voorstel, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer schriftelijk in gebreke stellen en zal Opdrachtgever Opdrachtnemer, met inachtneming van een termijn van zeven (7) dagen, in de gelegenheid stellen de Opdracht alsnog deugdelijk uit te voeren. Opdrachtgever is alleen dán niet gehouden Opdrachtnemer daartoe in de gelegenheid te stellen, indien zulks in redelijkheid niet van Opdrachtgever kan worden verlangd. Extra kosten die Opdrachtnemer na in gebreke te zijn gesteld dient te maken, komen niet voor vergoeding in aanmerking. Uitsluitend indien ook na ingebrekestelling de tekortkoming van Opdrachtnemer voortduurt, is Opdrachtgever gerechtigd de Opdracht te annuleren.

7.2 Indien Opdrachtnemer als gevolg van een oorzaak die Opdrachtgever kan worden toegerekend, de Opdracht niet heeft kunnen uitvoeren of niet heeft kunnen uitvoeren conform het daaraan ten grondslag liggende voorstel, zal Opdrachtnemer Opdrachtgever met inachtneming van een termijn van zeven (7) dagen schriftelijk in gebreke stellen en Opdrachtgever aanbieden de Opdracht alsnog uit te voeren, tenzij zulks in redelijkheid niet van Opdrachtnemer kan worden verlangd. De extra kosten die Opdrachtnemer in dit verband maakt, komen voor rekening van Opdrachtgever. Indien Opdrachtgever van genoemd aanbod geen gebruik maakt, is Opdrachtgever gehouden de door Opdrachtnemer als gevolg van het niet uitvoeren van de opdracht geleden schade te vergoeden. Opdrachtnemer is gerechtigd de Opdracht zonder ingebrekestelling te ontbinden en/of de uitvoering van de Opdracht op te schorten, indien overigens Opdrachtgever zijn verplichtingen jegens Opdrachtnemer niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt.

7.3 Indien Opdrachtnemer of Opdrachtgever in staat van faillissement geraakt, (voorlopig) surséance van betaling vraagt of de bedrijfsvoering staakt, heeft de andere partij het recht de Opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen.

8-Betalingsvoorwaarden

8.1 De in een voorstel en/of offerte vermelde tarieven zijn inclusief reis- en verblijfskosten, tenzij anders is aangegeven. Kosten die Opdrachtnemer in rekening van Opdrachtgever kan brengen, dienen door Opdrachtnemer desgevraagd op hoofdlijnen te worden gespecificeerd.

8.2 Betaling dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na de datum van de factuur, tenzij anders is overeengekomen. Na deze vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht. Ingeval Opdrachtgever tekortschiet in de nakoming van één of meer verplichtingen jegens Opdrachtnemer, komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Opdrachtgever met een minimum van 15% van de vordering. Opdrachtgever is niet gerechtigd tot opschorting en/of verrekening van verplichtingen jegens Opdrachtnemer.

9-Intellectueel eigendom

9.1 Alle rechten (waaronder het auteursrecht) op het volgende (audit)materiaal blijven berusten bij Opdrachtgever / worden aan Opdrachtgever overgedragen:

1. door Opdrachtgever verstrekte documentatie en andere informatie;
2. het resultaat van de Opdracht – in de vorm van rapporten, adviezen e.d. – zulks op voorwaarde dat Opdrachtgever het ter zake van de Opdracht aan Opdrachtnemer verschuldigde kosten volledig zal hebben voldaan.

9.2 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan (enig onderdeel van) het in artikel 9.1 genoemde materiaal zonder toestemming van Opdrachtgever ter kennis van derden te brengen.

9.3 Alle rechten van intellectueel eigendom, waaronder het auteursrecht, op het (audit)materiaal berusten en blijven berusten bij Opdrachtnemer.

9.4 Het is Opdrachtgever niet toegestaan (enig onderdeel van) het in artikel 9.3 genoemde materiaal zonder de toestemming van Opdrachtnemer ter kennis van derden te brengen. Opdrachtgever kan het in dit artikel bedoelde materiaal voor intern gebruik reproduceren en anderzijds voor intern gebruik aanwenden.

10-Overmacht

10.1 Indien Opdrachtnemer door overmacht is verhinderd aan zijn verplichtingen te voldoen, zal Opdrachtnemer Opdrachtgever daarvan onverwijld in kennis stellen en met Opdrachtgever in overleg treden. Opdrachtgever zal aan de gewenste verlenging van de periode meewerken, mits zulks in redelijkheid van Opdrachtgever kan worden verlangd en hierover en over de kosten die in redelijkheid extra kunnen worden berekend, dan wel in redelijkheid in mindering komen, overeenstemming wordt bereikt.

10.2 Indien door overmacht de uitvoering van de Opdracht met meer dan drie (3) maanden vertraagd wordt, zijn zowel Opdrachtnemer als de Opdrachtgever bevoegd de Opdracht als beëindigd te beschouwen. In dat geval heeft Opdrachtnemer slechts recht op vergoeding van de door hem gemaakte kosten.

11-Geheimhouding en exclusiviteit

11.1 Partijen zijn verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de Opdracht zijn betrokken, inzake alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Opdracht van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie, maar in ieder geval de informatie als bedoeld in artikel 2.3 van deze algemene voorwaarden.

11.2 Bij overtreding van de in dit artikel genoemde bepalingen, is Opdrachtgever aan Opdrachtnemer een direct opeisbare boete verschuldigd van tien (10) maal de overeengekomen vergoeding voor de Opdracht, onverminderd het recht van Opdrachtnemer tot het vorderen van schadevergoeding.

12-Overdracht van rechten en verplichtingen

Opdrachtgever is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen die voor hem uit de Opdracht voortvloeien geheel, dan wel gedeeltelijk aan derden over te dragen, tenzij met voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer.

13-Restbepalingen

13.1 Opdrachtgever is nimmer bevoegd een al dan niet opeisbare verplichting zijnerzijds te verrekenen met een verplichting van Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever.

13.2 Alle rechtsvorderingen van Opdrachtgever op Opdrachtnemer op grond van een Opdracht of de wet verjaren na verloop van één jaar nadat de verjaringstermijn overeenkomstig de wettelijke regels is aangevangen.

13.3 Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Van toepassing is de laatst gedeponeerde versie.

13.4 Opdrachtnemer is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de algemene voorwaarden. Deze wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip van inwerkingtreding, behalve ten aanzien van vóór die datum overeengekomen opdrachten. Opdrachtnemer zal de gewijzigde algemene voorwaarden tijdig aan Opdrachtgever toezenden. Indien geen tijdstip van inwerkingtreding is medegedeeld, treden wijzigingen jegens Opdrachtgever in werking, zodra hem de wijziging is medegedeeld of kenbaar geworden, behalve ten aanzien van vóór die datum overeengekomen opdrachten.

14-Bescherming persoonsgegevens

Opdrachtnemer gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en neemt de van toepassing zijnde Europese verordening(en) en overige regelgeving waaronder begrepen zelfregulering op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, in acht, bij het verwerken van persoonsgegevens.

15-Toepasselijk recht en geschillen

Op alle Opdrachten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen tussen Opdrachtgever en opdrachtnemer moeten worden voorgelegd aan het Bestuur van Stichting Toetsingsbureau KCC, alvorens zij aan de bevoegde rechter worden voorgelegd.